Wat is kennisretentie? De complete gids voor organisaties en trainers

Kennisretentie is het vermogen van iemand om geleerde kennis na verloop van tijd te onthouden, terug te halen en toe te passen. Dat klinkt eenvoudig, maar voor organisaties is het een belangrijk onderscheid: wanneer iemand een training succesvol afrondt, weten we vooral dat die persoon op dát moment bepaalde kennis heeft opgedaan. We weten daarmee nog niet hoeveel van die kennis weken of maanden later nog beschikbaar is.

Een training is dus niet alleen een leeractiviteit. Het is het begin van een vraagstuk: hoe zorgen we ervoor dat de belangrijkste kennis blijft hangen? Dat vraagstuk noemen we kennisretentie, en deze gids behandelt wat het is, waarom het ertoe doet en hoe je er in de praktijk mee aan de slag gaat.

Waarom kennisretentie belangrijk is

Organisaties investeren jaarlijks veel tijd en geld in opleidingen: medewerkers volgen trainingen, cursussen, workshops en e-learning. Maar die investering heeft pas echt waarde wanneer medewerkers het geleerde later nog kunnen gebruiken. Stel dat een medewerker een veiligheidstraining volgt en direct daarna precies weet welke procedure gevolgd moet worden, welke risico's belangrijk zijn en wat hij moet doen bij een incident. Een paar maanden later ontstaat een onverwachte situatie: dan telt niet meer wat hij tijdens de training wist, maar wat hij op dát moment nog kan herinneren en toepassen. Daarom is kennisretentie relevant voor vrijwel iedere organisatie die investeert in leren.

Kennisretentie is meer dan onthouden

Het woord 'retentie' wordt vaak geïnterpreteerd als simpelweg iets kunnen herinneren, maar voor bedrijfsopleidingen is dat te beperkt. Je kunt drie niveaus onderscheiden:

• Herkennen: de medewerker ziet informatie en denkt 'ja, dat herken ik'. Dit is de laagste vorm.
• Herinneren: de medewerker kan de informatie zonder hulp terughalen, bijvoorbeeld 'welke drie stappen moet ik volgen?'
• Toepassen: de medewerker kan de kennis gebruiken in een realistische situatie, bijvoorbeeld 'je komt deze situatie tegen, wat doe je?'

Voor organisaties is vooral het derde niveau interessant. Uiteindelijk gaat het niet om kennis om de kennis, het gaat om kennis die beschikbaar is wanneer die nodig is.

Waarom vergeten we kennis?

Vergeten is een normaal onderdeel van het menselijk geheugen. Wanneer nieuwe informatie niet opnieuw wordt gebruikt, opgehaald of verbonden aan bestaande kennis, kan de toegankelijkheid ervan afnemen. Hermann Ebbinghaus onderzocht het vergeten van nieuw geleerde informatie al in de negentiende eeuw, en zijn werk vormde de basis voor wat later bekend werd als de vergeetcurve. Latere studies hebben dat patroon verder onderzocht en laten ook zien dat de precieze snelheid sterk afhankelijk is van de omstandigheden. Wees daarom voorzichtig met populaire claims als 'mensen vergeten 80% van een training binnen een week': zo'n universeel percentage is te simplistisch. De relevante conclusie is veel praktischer: kennis die niet opnieuw wordt geactiveerd, kan moeilijker beschikbaar worden.

De rol van herhaling: retrieval practice en spacing

Herhaling is een van de eenvoudigste manieren om kennis opnieuw te activeren, maar niet iedere vorm van herhaling is hetzelfde. Er is een groot verschil tussen informatie opnieuw lezen en informatie actief uit het geheugen ophalen. Je kunt medewerkers bijvoorbeeld een presentatie van twintig pagina's laten herlezen, wat nuttig kan zijn, maar je kunt ze ook een paar gerichte vragen stellen: wat is de belangrijkste veiligheidsprocedure, wanneer moet je escaleren, welke stap wordt het vaakst overgeslagen? Nu moet de medewerker actief nadenken. Dit principe heet retrieval practice, en onderzoek ernaar laat zien dat actief ophalen kan bijdragen aan langduriger leren dan alleen herhaald bestuderen.

Een tweede belangrijk principe is spacing: leeractiviteit verspreiden over meerdere momenten in plaats van alles op één dag te concentreren. In plaats van één trainingsdag die daar stopt, ontstaat bijvoorbeeld een traject met een kennischeck in week 1, een scenario in week 2, een quiz in week 4, een praktijkvraag in week 6, herhaling in week 8 en een meting in week 12. Onderzoek naar distributed practice ondersteunt het gebruik van gespreide oefening voor langdurige retentie.

Kennisretentie begint ná de training

Een belangrijke verschuiving in denken is daarom: de trainingsdag is niet het einde van leren, het is het begin van de retentiefase. Dat betekent niet dat iedere medewerker iedere week opnieuw een uur moet leren, integendeel: een retentieprogramma kan juist heel klein zijn, bijvoorbeeld vijf minuten per week in de vorm van één vraag, één scenario of één korte kennischeck. Het gaat om de kwaliteit en timing van de interventie, niet om zoveel mogelijk content. Dat is precies hoe Stiqqo is ingericht: wekelijkse kennisactivatie van vijf minuten, volledig onder de naam en huisstijl van de trainingsorganisatie.

Hoe meet je kennisretentie?

Een eenvoudige methode is om op meerdere momenten te meten: wat weet iemand direct na de training, wat is er nog beschikbaar na bijvoorbeeld vier en acht weken, en kan de medewerker de kennis na twaalf weken nog toepassen? Zo ontstaat een beeld van kennis over tijd in plaats van een enkele momentopname. Dit onderwerp behandelen we uitgebreider in 10 KPI's om kennisretentie te meten.

Kennisretentie als onderdeel van de trainingscyclus

Een effectieve leerstrategie kan worden weergegeven als een doorlopende cyclus: leren, ophalen, oefenen, toepassen, meten, herhalen en verbeteren. De trainingsdag is daarbij slechts één onderdeel van deze cyclus, niet het hele verhaal.

Wat betekent dit voor trainingsbureaus?

Voor trainingsbureaus biedt kennisretentie een interessante uitbreiding van het bestaande aanbod. De traditionele dienstverlening is vaak: training, certificaat, einde. Een uitgebreider model kan zijn: training, retentieprogramma, toepassing, meting, vervolg. Dat heeft twee effecten: de klant krijgt een langer leertraject, en het trainingsbureau blijft gedurende langere tijd relevant. Daarmee kan kennisretentie zowel een leeruitkomst als een nieuwe dienst worden, zoals we ook beschrijven in hoe je een kennisretentiestrategie bouwt.

Conclusie

Kennisretentie gaat niet alleen over onthouden. Het gaat over de vraag of belangrijke kennis later nog beschikbaar en toepasbaar is. Daarom begint het echte werk niet noodzakelijk wanneer de training begint, het begint wanneer de training eindigt. Een goede training leert mensen iets. Een goed retentieproces helpt ervoor te zorgen dat ze het later nog weten en kunnen gebruiken.