Kennisborging: zo voorkom je dat waardevolle kennis verloren gaat

Kennis is voor organisaties waardevol, maar kennis hébben is iets anders dan kennis behóuden. Een medewerker kan vandaag een training volgen en morgen uitstekend weten wat hij of zij moet doen. De uitdaging ontstaat wanneer die kennis weken of maanden nauwelijks wordt gebruikt. Daarom wordt kennisborging steeds belangrijker.

Wat is kennisborging?

Kennisborging betekent dat een organisatie ervoor zorgt dat belangrijke kennis beschikbaar blijft, wordt gedeeld en daadwerkelijk kan worden toegepast. Dat kan gaan over vakkennis, veiligheidsprocedures, compliance, werkinstructies, onboarding, productkennis, klantprocessen, leiderschap of technische kennis. Kennisborging gaat daarmee verder dan documentatie: een document ergens op een intranet zetten betekent nog niet dat medewerkers de informatie kennen of kunnen toepassen.

Kennis opslaan is niet hetzelfde als kennis borgen

Stel dat een organisatie een procedure heeft van twintig pagina's, keurig opgeslagen. De organisatie kan dan zeggen dat de kennis geborgd is. Maar wanneer een medewerker tijdens een kritieke situatie niet weet wat hij moet doen, is die kennis praktisch gezien niet voldoende geborgd. Effectieve kennisborging draait daarom om drie dingen:

• Beschikbaarheid: de juiste informatie is aanwezig
• Toegankelijkheid: medewerkers kunnen de informatie vinden en begrijpen
• Toepasbaarheid: medewerkers kunnen de kennis gebruiken wanneer dat nodig is

Kennisborging na een training

Een training is een uitstekend moment om nieuwe kennis op te bouwen, maar daarna begint het onderhoud. Een eenvoudige kennisborgingscyclus ziet er bijvoorbeeld zo uit: leren, ophalen, oefenen, toepassen, meten en herhalen. Ieder onderdeel hoeft daarbij niet groot te zijn: een korte herhaling kan waardevoller zijn dan opnieuw een volledige training organiseren, zie ook hoe je leerretentie concreet verbetert.

Wat kan een organisatie concreet doen?

Begin met het identificeren van de kennis die er écht toe doet. Niet iedere zin uit een training hoeft maandenlang te worden herhaald. Maak onderscheid tussen wat leuk is om te weten, wat belangrijk is om te weten en wat kritiek is om te weten: vooral die laatste categorie verdient structurele aandacht. Vertaal die kennis vervolgens naar korte interventies zoals vragen, scenario's, quizzen, cases, herinneringen, korte video's of praktijkopdrachten, zodat kennis onderdeel wordt van het werk in plaats van alleen van de trainingsdag.

Een commerciële kans voor trainingsbureaus

Voor trainingsorganisaties ligt hier ook een kans. De dienstverlening hoeft niet te eindigen zodra het certificaat is uitgegeven. Een trainingsbureau kan bijvoorbeeld een aanvullende periode aanbieden waarin deelnemers de belangrijkste kennis blijven herhalen: de klant krijgt meer ondersteuning, de cursist meer gelegenheid om kennis te onderhouden, en het trainingsbureau een aanvullende, terugkerende dienst. Dat is exact het model waarmee Stiqqo trainingsbureaus helpt, volledig white-label onder hun eigen naam.

Conclusie

Kennisborging betekent niet simpelweg dat informatie ergens staat opgeslagen. Het betekent dat belangrijke kennis beschikbaar blijft op het moment dat iemand die nodig heeft. Daarom hoort kennisborging niet alleen bij documentmanagement of een LMS, maar bij het volledige leerproces, van training tot en met de weken erna.