¿Qué es la retención del conocimiento? La guía completa para organizaciones y formadores

La retención del conocimiento es la capacidad de una persona de seguir recordando, recuperando y aplicando lo aprendido con el tiempo. Suena sencillo, pero para las organizaciones es una distinción importante: cuando alguien completa con éxito una formación, sobre todo sabemos que esa persona adquirió cierto conocimiento en ese momento. Todavía no sabemos cuánto de ese conocimiento sigue disponible semanas o meses después.

Una formación no es, por tanto, solo una actividad de aprendizaje. Es el inicio de una pregunta: ¿cómo aseguramos que el conocimiento más importante perdure? De esa pregunta trata la retención del conocimiento, y esta guía aborda qué es, por qué importa y cómo abordarla en la práctica.

Por qué importa la retención del conocimiento

Las organizaciones invierten cada año mucho tiempo y dinero en formación: los empleados asisten a formaciones, cursos, talleres y e-learning. Pero esa inversión solo compensa de verdad cuando los empleados pueden seguir usando lo aprendido más adelante. Supongamos que un empleado hace una formación de seguridad y, justo después, sabe exactamente qué procedimiento seguir, qué riesgos importan y qué hacer ante un incidente. Unos meses después surge una situación inesperada: entonces ya no cuenta lo que sabía durante la formación, sino lo que puede recordar y aplicar en ese momento. Por eso la retención del conocimiento es relevante para casi cualquier organización que invierte en aprendizaje.

La retención del conocimiento es más que recordar

La palabra 'retención' se suele interpretar simplemente como poder recordar algo, pero para la formación empresarial eso es demasiado limitado. Puedes distinguir tres niveles:

• Reconocimiento: el empleado ve la información y piensa 'sí, la reconozco'. Es la forma más básica.
• Recuerdo: el empleado puede recuperar la información sin ayuda, por ejemplo 'qué tres pasos debo seguir'.
• Aplicación: el empleado puede usar el conocimiento en una situación realista, por ejemplo 'te encuentras esta situación, ¿qué haces?'

Para las organizaciones, ese tercer nivel es especialmente interesante. Al final, no se trata de conocimiento por el conocimiento, sino de conocimiento disponible cuando se necesita.

¿Por qué olvidamos el conocimiento?

Olvidar es una parte normal de la memoria humana. Cuando la información nueva no se usa, se recupera o se conecta con el conocimiento existente, su accesibilidad puede disminuir. Hermann Ebbinghaus estudió ya en el siglo diecinueve el olvido de la información recién aprendida, y su trabajo sentó una base importante para la investigación posterior sobre la memoria. Pero el gráfico de internet que se comparte a menudo no debe leerse como una predicción universal del porcentaje de conocimiento que olvida cada empleado en cada momento: las personas aprenden distintos tipos de información en distintas circunstancias. Por eso conviene ser prudente con afirmaciones populares como 'la gente olvida el 80% de una formación en una semana': ese porcentaje universal es demasiado simplista. La conclusión relevante y más práctica es: el conocimiento que no se reactiva puede volverse más difícil de acceder.

El papel de la repetición: práctica de recuperación y espaciamiento

La repetición es una de las formas más sencillas de reactivar el conocimiento, pero no todas las formas de repetición son iguales. Hay una gran diferencia entre releer información y recuperarla activamente de la memoria. Podrías hacer que los empleados releyeran una presentación de veinte páginas, lo cual puede ser útil, pero también podrías hacer preguntas concretas: cuál es el procedimiento de seguridad más importante, cuándo hay que escalar, qué paso se salta más a menudo. Ahora el empleado tiene que pensar activamente. Este principio se llama práctica de recuperación, y la investigación al respecto muestra que la recuperación activa puede contribuir a un aprendizaje más duradero que el estudio repetido por sí solo.

Un segundo principio importante es el espaciamiento: repartir la actividad de aprendizaje en varios momentos en lugar de concentrarla en un solo día. En vez de un único día de formación que termina ahí, surge, por ejemplo, un itinerario con una comprobación de conocimiento en la semana 1, un escenario en la semana 2, un cuestionario en la semana 4, una pregunta de aplicación en la semana 6, repetición en la semana 8 y una medición en la semana 12. La investigación sobre la práctica distribuida respalda el uso de la práctica espaciada para la retención a largo plazo.

La retención del conocimiento empieza tras la formación

Este es un cambio de perspectiva importante: el día de formación no es el final del aprendizaje, es el inicio de la fase de retención. Eso no significa que cada empleado deba dedicar una hora a aprender cada semana, al contrario: un programa de retención puede ser realmente pequeño, por ejemplo cinco minutos a la semana en forma de una pregunta, un escenario o una breve comprobación de conocimiento. Se trata de la calidad y el momento de la intervención, no de meter la mayor cantidad de contenido posible. Así es exactamente como está construido Stiqqo: activación semanal del conocimiento de cinco minutos, totalmente bajo el nombre e imagen de la organización formativa.

¿Cómo se mide la retención del conocimiento?

Un método sencillo consiste en medir en varios momentos: qué sabe alguien justo después de la formación, qué sigue disponible tras cuatro y ocho semanas, y si el empleado puede seguir aplicando el conocimiento tras doce semanas. Así se construye una imagen del conocimiento a lo largo del tiempo, en lugar de una única instantánea. Tratamos este tema con más detalle en 10 indicadores para medir la retención del conocimiento.

La retención del conocimiento como parte del ciclo formativo

Una estrategia de aprendizaje eficaz puede representarse como un ciclo continuo: aprender, recuperar, practicar, aplicar, medir, repetir y mejorar. El día de formación es solo una parte de este ciclo, no toda la historia.

Qué significa esto para los proveedores de formación

Para los proveedores de formación, la retención del conocimiento ofrece una ampliación interesante de su oferta actual. El servicio tradicional suele ser: formación, certificado, fin. Un modelo más amplio puede ser: formación, programa de retención, aplicación, medición, continuidad. Eso tiene dos efectos: el cliente obtiene un itinerario de aprendizaje más largo, y el proveedor de formación sigue siendo relevante durante más tiempo. Así, la retención del conocimiento puede convertirse tanto en un resultado de aprendizaje como en un nuevo servicio, como también describimos en cómo construir una estrategia de retención del conocimiento.

Conclusión

La retención del conocimiento no trata solo de recordar. Trata de si el conocimiento importante sigue disponible y aplicable más adelante. Por eso el trabajo real no empieza necesariamente cuando comienza la formación, sino cuando termina. Una buena formación enseña algo a las personas. Un buen proceso de retención ayuda a asegurar que después sigan sabiéndolo y puedan seguir usándolo.