Retención del conocimiento: cómo evitar que se pierda el conocimiento valioso

El conocimiento es valioso para las organizaciones, pero tener conocimiento es distinto de conservarlo. Un empleado puede asistir hoy a una formación y saber exactamente qué hacer mañana. El reto surge cuando ese conocimiento apenas se usa durante semanas o meses. Por eso la retención del conocimiento es cada vez más importante.

¿Qué implica la retención del conocimiento?

Significa que una organización se asegura de que el conocimiento importante siga disponible, se comparta y pueda aplicarse realmente. Esto puede referirse a conocimientos profesionales, procedimientos de seguridad, cumplimiento normativo, instrucciones de trabajo, incorporación de personal, conocimiento del producto, procesos con clientes, liderazgo o conocimiento técnico. La retención del conocimiento va, por tanto, más allá de la documentación: guardar un documento en una intranet no significa que los empleados conozcan la información o puedan aplicarla.

Almacenar conocimiento no es lo mismo que asegurarlo

Supongamos que una organización tiene un procedimiento de veinte páginas, bien archivado. La organización puede entonces decir que el conocimiento está asegurado. Pero cuando un empleado no sabe qué hacer en una situación crítica, ese conocimiento, en la práctica, no está suficientemente asegurado. La retención eficaz del conocimiento se basa en tres aspectos:

• Disponibilidad: la información correcta está presente
• Accesibilidad: los empleados pueden encontrar y comprender la información
• Aplicabilidad: los empleados pueden usar el conocimiento cuando lo necesitan

Retención del conocimiento tras una formación

Una formación es un momento excelente para construir nuevo conocimiento, pero después empieza el mantenimiento. Un ciclo sencillo de retención del conocimiento se ve así: aprender, recuperar, practicar, aplicar, medir, repetir. Ninguno de estos pasos tiene que ser grande: una breve repetición puede ser más valiosa que organizar de nuevo una formación completa, ver también cómo mejorar la retención del aprendizaje en la práctica.

¿Qué puede hacer una organización en concreto?

Empieza por identificar el conocimiento que realmente importa. No hace falta repetir durante meses cada frase de una formación. Distingue entre lo que está bien saber, lo que es importante saber y lo que es crítico saber: sobre todo esta última categoría merece atención estructural. A continuación, traduce ese conocimiento en intervenciones breves como preguntas, escenarios, cuestionarios, casos, recordatorios, vídeos cortos o tareas prácticas, de modo que el conocimiento forme parte del trabajo y no solo del día de formación.

Una oportunidad comercial para los proveedores de formación

Para los proveedores de formación también hay una oportunidad aquí. El servicio no tiene por qué terminar en cuanto se entrega el certificado. Un proveedor de formación puede, por ejemplo, ofrecer un periodo adicional en el que los participantes sigan repitiendo el conocimiento clave: el cliente recibe más apoyo, el participante más oportunidades de mantener el conocimiento, y el proveedor un servicio adicional y recurrente. Ese es exactamente el modelo con el que Stiqqo ayuda a los proveedores de formación, totalmente de marca blanca bajo su propio nombre.

Conclusión

La retención del conocimiento no significa simplemente que la información esté almacenada en algún sitio. Significa que el conocimiento importante sigue disponible en el momento en que alguien lo necesita. Por eso no pertenece solo a la gestión documental o a un LMS, sino a todo el proceso de aprendizaje, desde la formación hasta las semanas posteriores.